Blog

Zobacz, jak wtyczka do Outlooka pomaga prawnikom rozliczać się z klientami

Sławomir Jabłoński

04.12.2020

Mikołaj był zwykłym prawnikiem, który wkrótce poznał coś, co powinien wiedzieć każdy właściciel kancelarii.

Ale od początku…

To był dzień jak co dzień.

Pierwsza kawa, otworzenie skrzynki pocztowej i jazda…

Dzień się dopiero zaczął, więc 100 maili nie zrobiło na Mikołaju szczególnego wrażenia.

Przynajmniej na początku… Po sześćdziesiątej wiadomości z kolei walczył ze sobą, byleby dotrwać do końca.

Schemat wyglądał podobnie: zadanie do zrobienia lądowało na mailu, Mikołaj dopracowywał szczegóły i odsyłał wiadomość do nadawcy. Wkrótce mail wracał z dodatkowymi uwagami. Kolejne uściślenie i odesłanie. Ten ping-pong trwał aż do pełnej akceptacji dokumentu…

Kiedy w końcu dotrwał do końca, miał ochotę rzucić to w cholerę…

Cóż dzień jak co dzień.

No prawie… to był 15-sty

Nie minęło dużo czasu, gdy do biura wpadła ona — asystenta szefa. Od samego rana mknęła od biurka do biurka, żeby ściągnąć od prawników zestawienia czynności.

„Cholera, kompletnie o tym zapomniałem” — pomyślał Mikołaj.

Nie był w tym sam. Cała kancelaria się z tym mordowała. Przez cały miesiąc wszyscy odkładali na później ten koszmarny obowiązek. Na tym etapie nie pomagały już teksty typu: „zrobię to jutro” czy „na koniec tygodnia zestawienia będą gotowe!”.

Ale dlaczego akurat teraz?! Przecież 15-stego jest tyle samo pracy, co w jakikolwiek inny dzień w miesiącu! To oznaczało jedno… Mikołaj musiał zostać po godzinach. Za które nikt mu oczywiście nie zapłaci.

Czekało go sześć bitych godzin grzebania w mailach i kalendarzu, żeby spisać wszystkie dane, których potrzebował szef.

Masakra.

Ale nie to było najgorsze. Najbardziej wkurzał moment, gdy klient po wycenie rzucał tekst typu: „przecież to tylko jeden dokument, nie mogło Wam to zająć aż tyle czasu…”, albo „to chyba za drogo jak na godzinę pracy, prawda?”.

Któregoś dnia sytuacja się całkiem zmieniła

Klient zażądał, żeby wszyscy prawnicy zaangażowani w pracę dla niego mierzyli czas, który spędzają na przygotowaniu dokumentów.

To był jasny komunikat: „Nie wierzę, że tyle Wam to zajmuje, udowodnijcie to”.

Tak też zrobili. Mierzyli czas dla każdej wykonanej czynności, a potem wysyłali klientowi maile z tymi danymi.

Po miesiącu wydarzyło się coś, co raz na zawsze zmieniło funkcjonowanie kancelarii.

Do tej pory rozliczali się z klientem na około 100 h miesięcznie. Po tym eksperymencie okazało się, że pracują dla niego aż 160 h! Czyli przez 60 godzin zasuwali dla niego… za darmo!

Po prostu ich zatkało! A klient no cóż… nie mógł już z nimi dyskutować o cenie, bo widział czarno na białym, że prawnicy robią więcej, niż za to płacił.

To był punkt zwrotny w życiu kancelarii. Od tego momentu wszyscy tworzyli zestawienia czynności od razu po wykonaniu zadania.

W końcu wyceniali pracę zgodnie z rzeczywistością, a nie według swojej dziurawej pamięci.

Efekt?

Już od następnego miesiąca przychód kancelarii wzrósł o ponad 8000 zł bez nowych klientów!*

To było dawno temu, ale ta sytuacja jasno pokazała Mikołajowi, że nie opłaca się olewać tworzenia zestawień czynności.

Nic dziwnego, że gdy założył swoją kancelarię, natychmiast wdrożył odpowiednią procedurę.

Jednak ręczne tworzenie zestawień było potwornie męczące i czasochłonne. Nikt nie chciał przerywać swoich zajęć, żeby wklepywać dane do tabelek, sortować pliki, a potem to wszystko analizować.

Nie pomagały rutyny, przypomnienia w kalendarzu ani silna wola. Pracownicy po prostu odkładali tworzenie zestawień na później.

To właśnie wtedy Mikołaj wpadł na pomysł, żeby stworzyć aplikację, która będzie automatycznie tworzyła zestawienia.

I tak nasze drogi się skrzyżowały

Pomysł był zbyt dobry, żeby go tak zostawić. Dzięki wspólnym wysiłkom razem z chłopakami z Antheap rozwinęliśmy ten projekt. Cel był jeden — jak maksymalnie ułatwić życie prawnikom i właścicielom kancelarii.

Tak zaprogramowaliśmy wtyczkę Timesheets for Outlook, która łączy w sobie kilka zabójczo przydatnych funkcji:

  • mierzy czas pracy,
  • automatycznie tworzy zestawienia czynności,
  • przesyła aktualne raporty online,
  • dzięki specjalnym przyciskom pomaga błyskawicznie uporządkować skrzynkę mailową (na podstawie metody Zero Inbox).

A to wszystko banalnie proste w obsłudze. Nie trzeba nawet wychodzić z Outlooka. Dlatego wdrożenie pracownika trwa mniej niż godzinę.

Dzięki tej wtyczce Mikołaj oszczędza miesięcznie prawie 6 godzin na tworzeniu zestawień i zarabia więcej o 8 000 zł bez nowych klientów!*

Pewnie jesteś ciekawy, jaki Ty miałbyś wynik dzięki Timesheets for Outlook, prawda?

Teraz nie musisz kupować w ciemno, bo możesz całkiem za darmo na własnej skórze sprawdzić, jak działa wtyczka. Wystarczy, że ściągniesz na 14 dni darmową wersję próbną Timesheets for Outlook.

Zobacz, ile wtyczka w praktyce zaoszczędzi Ci czasu i pieniędzy. A potem sam zdecyduj, czy jej potrzebujesz czy nie.

To jak, zaczynamy?

*W każdym przypadku istnieje wiele czynników, które wpływają na efektywność przytoczonych metod. U różnych ludzi przychód i oszczędność czasu mogą się różnić od tych przytaczanych w tekście.

Pobierz trial wtyczki


    Informujemy, iż korzystamy z plików cookies, które umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie i utrzymanie strony. Za Państwa zgodą wykorzystujemy marketingowe pliki cookies tj. korzystamy z informacji zapisanych za ich pomocą na Państwa urządzeniach końcowych (np. laptopie, tablecie i telefonie), w celu optymalizacji treści dostępnych na naszej stronie. Pliki cookies mogą Państwo kontrolować za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej (więcej informacji o tym w Polityce prywatności Antheap sp. z o.o.) Klikając przycisk „Akceptuję” wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie przez Antheap sp. z o.o. danych, zbieranych za pomocą marketingowych plików cookies do celów wskazanych powyżej. W dowolnym momencie mogą Państwo wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Więcej informacji o prawach, które Państwu przysługują oraz sposobach przetwarzania danych znajduje się w Polityce prywatności Antheap sp. z o.o.) więcej informacji

    The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

    Close